HOW TO UNDERSTAND FINANCIAL STATEMENTS

Guillermo Miguel Guibert Alva¹

(1)   Entidad: Documenta, Asesorías & servicios de Investigación.

RESUMEN: En mi experiencia profesional como Contador Público he notado que los propietarios y directivos de las entidades tienen problemas de comprensión de los estados financieros. El presente artículo tiene el propósito de dar una orientación a los Directivos de una entidad de como leer la información financiera para que puedan interpretar mejor su contenido y para que puedan evaluar el desempeño de sus ejecutivos cuya gestión se puede encontrar en los rubros que componen los estados financieros e información complementaria. También hacerles conocer de la variedad de información que ellos pueden solicitar y darles la seguridad que si se puede conseguir.

Este trabajo se sustenta en las definiciones contenidos en el Marco Conceptual para la información financiera y la Norma internacional de Contabilidad N° 1 (NIC 1) resaltando la información preparada para “propósitos internos”. Para conseguir el objetivo de este artículo he diseñado un juego de estados financieros para hacer un análisis aplicando las recomendaciones propuestas.

En conjunto las conclusiones a que se llega es que la información preparada para “propósitos internos”. Está amparada por las Normas internacionales de información financiera, se pueden elaborar en base a los requerimientos de información de los directivos de manera que les sea fácil de entender y así puedan conocer el resultado de la gestión de cada Área de la entidad, determinar sus responsabilidades y tener datos objetivos para la toma de sus decisiones.

Palabras clave: Consejo normativo de contabilidad, Normas internacionales de información financiera – NIIF, Estados financieros, Propósitos internos, Resultado de operaciones

ABSTRAC: In my professional experience as a Public Accountant, I have noticed that the owners and directors of entities have problems understanding the financial statements. This article has the purpose of giving an orientation to the Directors of an entity on how to read the financial information so that they can better interpret its content and so that they can evaluate the performance of their executives whose management can be found in the items that make up the financial statements and supplementary information. Also make them aware of the variety of information that they can request and give them the security that it can be obtained.

This work is based on the definitions contained in the Conceptual Framework for financial information and International Accounting Standard No. 1 (IAS 1), highlighting the information prepared for "internal purposes". To achieve the objective of this article, I have designed a set of financial statements to carry out an analysis applying the proposed recommendations.

Overall the conclusions reached is that the information prepared for "internal purposes". It is covered by the International Financial Reporting Standards, they can be prepared based on the information requirements of the directors in a way that is easy for them to understand and thus they can know the result of the management of each Area of ​​the entity, determine their responsibilities and have objective data for making your decisions.

Keywords: Consejo Normativo de Contabilidad, International financial reporting standards, Financial statements, Internal purposes. Results of operations

COMO LEER LOS ESTADOS FINANCIEROS

El presente artículo tiene el propósito de resaltar la importancia de la información contable para “propósitos internos”. El segundo propósito es dar una orientación a los Directivos de una entidad de como leer la información financiera para que puedan interpretar mejor su contenido y para que puedan evaluar el desempeño de sus ejecutivos cuya gestión se puede encontrar en los rubros que componen los estados financieros e información complementaria. También hacerles conocer de la variedad de información que ellos pueden solicitar y darles la seguridad que si se puede conseguir. La información para “propósitos internos” está contenida en el “Marco conceptual para la información financiera y la NIC 1, que son aplicables en el Perú, previa aprobación del Consejo Normativo de Contabilidad. 

MARCO CONCEPTUAL PARA LA INFORMACIÓN FINANCIERA:

Objetivo, utilidad y limitaciones de la información financiera con propósito general

Párrafo 1.2:  El objetivo de la Información financiera con propósito general es proporcionar información financiera sobre la entidad que informa que sea útil a los inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre el suministro de recursos a la entidad.

Párrafo 1.9:  La gerencia de una entidad que informa también está interesada en información financiera sobre la entidad. Sin embargo, la gerencia no necesita confiar en informes financieros con propósito general porque es capaz de obtener la información financiera que necesita de forma interna.

Comentario del autor: Como se puede observar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) permiten elaborar estados financieros “con propósitos internos”, que normalmente están exentos de tecnicismos inentendibles para los Directivos y son realizados con los detalles y clasificaciones que ellos necesitan para la evaluación de la gestión.

Veamos ahora la finalidad de los estados financieros que se indica en la NIC 1 (Norma Internacional de Contabilidad 1) que es aplicable para la elaboración de la información contable para “propósitos internos”.

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD N°1

Finalidad de los estados financieros

Párrafo 9: Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados.(…)

Comentario del autor: Esta finalidad y objetivos es perfectamente aplicable a la información contable para “propósitos internos”,

Conjunto completo de estados financieros

Párrafo 10: Un juego completo de estados financieros comprende:

(a) un estado de situación financiera al final del periodo;

(b) un estado del resultado y otro resultado integral del periodo;

(c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo;

(d) un estado de flujos de efectivo del periodo;

Comentario del autor: Estos estados financieros se pueden presentar en estructura particular para “propósitos internos”.

LA INFORMACIÓN CONTABLE PARA “PROPÓSITOS INTERNOS”

El estado de resultados para propósitos generales sólo muestra la totalidad de las ventas (todos los productos en todos los territorios)

Ejemplo:

                                        Cuadro N° 1. Elaboración el Autor.

Este es el resultado del negocio en conjunto para efectos generales. Nos indica que la empresa es rentable, PERO no muestra la rentabilidad de cada territorio y tampoco la rentabilidad de cada producto o la combinación de ambos.

Un estado de resultados para “propósitos internos” puede considerar estos requerimientos de información u otros según las operaciones propias de cada entidad.

Ejemplo: Estado de resultados por territorios:

Cuadro N° 2. Elaboración el Autor.

Con este estado de resultados “para uso interno”, se puede ver que el territorio más rentable operativamente es el N° 3 (36.7% de sus ventas), y que el territorio N° 2 da pérdidas. A partir de esta información se deben llamar de inmediato a los responsables de los territorios, analizar el entorno de cada territorio y así ver las razones de estos resultados y las medidas correctivas. Como se observa la pérdida del Terrtitorio 2, estaba “encubierta” en el estado que muestra el resultado global de la empresa.

De igual manera se puede elaborar un estado de resultados por productos y así se puede ver cuál es el producto más rentable y si uno de ellos genera pérdidas.

Lo importante y necesario es que los Directivos deben saber que Contabilidad les puede dar la mayor cantidad de información que ellos puedan entender y usar para la toma de decisiones.

¿CÓMO LEER Y ENTENDER LOS ESTADOS FINANCIEROS?

En mi experiencia profesional de más de 30 años he experimentado muchas actitudes de los empresarios ante la información financiera. Desde quienes le dan un gran valor y saben pedir mucha y valiosa información, hasta quienes manifestaban que la información contable no sirve, que es un mal necesario y que además no la entendían. Considero que una de las razones de la poca importancia que le dan a la información contable es justamente que no es entendida y no existe una relación adecuada de coordinación entre el Contador y los Directivos. A continuación, les presento una guía básica para leer y entender los estados financieros y más aún mostraré que ver y como interpretar la información financiera.

1.     El Contador   debe evitar hablar en términos inentendibles para los Directivos, tales como las NIIF, los números de las cuentas y dejar de presentar una cantidad grande de ratios que terminan confundiendo al Directivo.

2.     El Directivo o debe tener la seguridad que la información contable solo registra las operaciones que él los conoce a la perfección y las ejecuta todo el tiempo, pues todo el tiempo dirige y supervisa y también dirige las compras, la producción, las ventas, dicta políticas, etc.

3.     Proactividad del Contador. El Contador tiene que preocuparse de ver cuál es la información que necesita diariamente la gerencia y orientar su sistema contable para emitir esa información que ayude a la gestión y estructurarla para que sea entendida por los Directivos.   

4.     La empresa debe ganar por sus operaciones propias, razón de su creación.  No por operaciones “extraordinarias”, es decir operaciones que no tienen nada que ver con su giro del negocio que no se repiten todos los años. Con estos criterios, es recomendable empezar a leer y analizar los estados financieros, empezando por el “Estado de Resultados” Este punto de partida es fundamental.

Recordemos lo que dice la NIC N° 1 sobre lo que expresan los estados financieros, resaltando lo que concierne al Estado de Resultados:

Finalidad de los estados financieros

Párrafo 9: Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de una entidad. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de (…) la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados (…)

La empresa vive o desaparece por la rentabilidad o pérdida de sus operaciones razón de ser de su existencia. Por ello el Directivo debe empezar su análisis empezando por el Estado de resultados puntualizando su atención en el resultado de sus operaciones propias que en este estado se encuentra resaltado con nombres tales como: “Resultado Operativo”, “Resultado de Operaciones” o similares.

Cuadro N° 3. Elaboración el Autor.

Como se observa, la empresa A, tiene mayor utilidad neta que la empresa B, pero las operaciones propias del negocio dan pérdida. El resultado neto está afectado por una operación extraordinaria que nada tiene que ver con sus operaciones propias.

Con esta visión general, los Directivos ya conocen que esta empresa necesita una revisión de sus operaciones de ventas y administrativas para encontrar las correcciones necesarias que le den rentabilidad operativa. Reunión urgente con Gerentes de ventas, compras, finanzas y administración.

Entonces el siguiente estado financiero a analizar es el de Flujos de efectivo.

Estado de flujos de efectivo.

Según la NIC 1, párrafo 111: “La información sobre los flujos de efectivo proporciona a los usuarios de los estados financieros una base para evaluar la capacidad de la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo y las necesidades de la entidad para utilizar esos flujos de efectivo (…)”

Este estado tiene 3 clasificaciones:

-       Actividades de operación

-       Actividades de inversión

-       Actividades de financiamiento.

                               Cuadro N° 4. Elaboración el Autor.

Las actividades de Operación, refleja las operaciones propias del negocio. Este es el punto principal donde centrar la atención. En el cuadro N°4  se observa que la empresa “A”, que tiene pérdida operativa, tiene otro serio problema, que es que las cobranzas de los ingresos por ventas no son suficiente para cubrir sus pagos por gastos operativos. Esta es la peor posición que puede estar una empresa, pues es un serio problema de iliquidez.

Entonces como es que pagó sus obligaciones operativas. Esto se hizo con los fondos obtenidos por la venta de uno de sus activos fijos que lo pueden observar en el recuadro de actividades de inversión.

Pero a la vez, estos ingresos por la venta de parte de sus activos también han sido usados para el pago de la deuda financiera. Esto nos indica que en el próximo ejercicio la empresa caerá en insolvencia si no se toman medidas drásticas. Reunión inmediata con el Área de ventas, créditos y cobranzas y finanzas.

Pero de la revisión de algunos conceptos del estado de resultados y de flujos de efectivo, encontramos un dato vital para poner nuestra atención en el estado de situación financiera (balance general) con un grado de desconfianza en sus cifras:

-       Según el estado de resultados, la empresa facturó 11 millones.

-       Según el estado de flujos de efectivo, la empresa cobró 8 millones 100 mil.

Esto nos indica que no se ha cobrado todo lo que se factura. Entonces lo que no se cobra, está por cobrar y probablemente ya vencidas en su plazo de cobro.

Veamos un simple cálculo: supongamos que la empresa vende en promedio a 30 días. Esto nos dice que las ventas de diciembre serán cobradas en enero y es lo único que debe quedar como cuenta por cobrar. Si la empresa ha facturado 11 millones, significa que factura un promedio de 900mil soles mensuales, entonces en el estado de flujos de efectivo deben figurar cobranzas por 11 meses, lo que da aproximadamente 10 millones. Si vemos este estado, encontramos que solo ha cobrado 8 millones, quedando por cobrar y ya vencidos aproximadamente 2 millones. Las Áreas de ventas y créditos y cobranzas deben dar las explicaciones y acciones a realizar para corregir.

Con esta información que nace de mirar los resultados operativos vamos a analizar con un sentido muy crítico el Estado de situación financiera.

Estado de situación financiera (balance general).

Veamos el Estado de situación financiera (mas conocido como balance general), a la luz del resultado por operaciones del Estado de Resultado (Pérdida) y el Estado de Flujos de efectivo (negativo).

     Cuadro N° 6. Elaboración el Autor.

Este Estado de situación financiera a primera vista presenta una posición financiera muy favorable. La ratio de liquidez es muy alto: 1.73

Si hubiéramos analizado solo este estado (que muchos lo hacen) por este estado estaríamos muy conformes con lo que muestra.  Sin embargo, si hemos empezado a leer y analizar los estados financieros en el orden propuesto:

1° El Estado de resultados (conocido como ganancias y pérdidas).

2° El estado de flujos de efectivo.

Y tomado en cuenta los resultados en ellos, tendremos serias dudas sobre los activos. De confirmarse estas dudas, cambiaría radicalmente la posición financiera. La continuidad de las operaciones sería muy preocupante.

Cobranzas: Al analizar el estado de flujos de efectivo, vimos que las cobranzas eran menores a la facturación. Dijimos que el saldo razonable de esta cuenta debería ser aproximadamente S/ 900,000 que corresponde a la facturación de diciembre. La cuenta Clientes presenta un saldo de S/ 3,320,000, lo que implica que tendría facturas emitidas y no cobradas de los meses de noviembre, octubre y parte de setiembre. Esto nos hace temer que tendríamos a la vista incobrables, lo que significa pérdidas no contabilizadas. Entonces al corregir nuestra ratio pude bajar hasta a menos de 1, que significa que no tendríamos recursos para afrontar nuestros pasivos corrientes. Las Áreas de créditos y cobranza y finanzas deben explicar de inmediato este problema y proponer acciones de solución. El Área Legal nos indique si los clientes morosos han otorgado garantías.

Inventarios: Dividiendo el costo de ventas de S/ 6,400,000 entre 12 meses, nos da que el promedio de stock mensual debe ser S/ 530,000.  Vemos en el balance que sólo tiene S/ 20,000, que alcanza sólo para un día de ventas. Esto se agrava al ver que debemos a los proveedores mas de dos meses de compras. Tendríamos limitaciones de crédito de nuestros proveedores y no podríamos cumplir con nuestras cuotas de ventas y sus drásticas consecuencias. Las Áreas de Compras y almacenes y finanzas deben explicar esta situación y dar propuestas de solución inmediatas.

Inversiones: En este rubro vemos que la empresa ha comprado valores por S/ 500,000 en un momento de necesidad de liquidez para mantener la operatividad. El Área de finanzas debe explicar esta situación.

Estos ejemplos de situaciones creadas para este artículo, ocurren con frecuencia en entidades, aunque no necesariamente en las mismas magnitudes. Pero nos permiten tener una idea clara de como actuar ante la información financiera emitida por Contabilidad. Para que el Área de Contabilidad sea muy útil es necesario ver su realidad y la interacción con la gerencia.

CONCLUSIONES

1.      La Información financiera para “propósitos internos” es considerada como válida por las Normas Internacionales de información financiera, NIIF.

2.      El objetivo de la Información financiera para “propósitos internos” es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad. También muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que les han sido confiados. Esta información está dirigida a los directivos para su toma de decisiones.

3.      La Información financiera para “propósitos internos” se estructura en función de las necesidades de información de los directivos para poder evaluar la gestión de sus ejecutivos.

4.      La Información financiera para “propósitos internos” nos permite identificar a cada Área ejecutiva de la entidad en el cumplimiento de su gestión.

5.      Los Directivos deben evaluar la gestión por los resultados operativos, que son el reflejo de las operaciones propias del negocio, razón de ser de su creación.

6.      Los estados de Resultados para “propósitos internos” pueden ser estructurado por territorios, productos / servicios o líneas de productos / servicios, para su mejor análisis de rentabilidad.

7.      Para una mejor comprensión de los resultados, los Directivos deben leer y analizar los estados financieros, en el siguiente orden:

1°) Estado de resultados, poniendo atención en el Resultado Operativo

2°) Estado de flujos de efectivo. Atención al Resultado de operaciones.

3°) Estado de situación financiera (Balance general).

Correspondencia:

Dr. Guillermo Miguel Guibert Alva

E-mail: Guibert21@yahoo.es

Celular: 992-733-514